Hur du kan minska frånvaro och personalomsättning med flexibel lön.

Mer flexibilitet i lönen är naturligt i dagens samhälle

Förr i tiden var det mer regel än undantag att man fick lön varje dag eller varje vecka. I takt med att administration och kostnader för lön skjutit i höjden har detta förändrats till att ske vanligtvis en gång i månaden. Men idag fungerar samhället annorlunda. Du kan lyssna på musik eller se din favoritserie precis när du vill och för en låg fast avgift. Du har räkningar och fakturor att betala var och varannan dag. Då blir det tydligt att dagens system med lön en gång i månaden är föråldrat.

Pandemin har drivit på och visat på fördelarna med att erbjuda flexibilitet i när och var man arbetar. De flesta har dock ännu missat möjligheten att erbjuda flexibilitet i hur man betalar ut lön. Det är också den mest självklara typen av flexibilitet på arbetet – det är oberoende av bransch, arbetsplats eller andra fysiska förutsättningar. Alla kan erbjudas flexibel lön och alla kan få ett värde av det i vardagen.

Med flexibel lön, eller earned wage access (EWA) och on-demand pay (ODP) som det kallas internationellt, finns nu lösningen för att ge anställda tillgång till intjänad lön mellan lönedagar. Det är inte svårt att se varför användandet och efterfrågan på flexibel lön växer snabbt runt om i världen. Det är så här lön borde fungera. En bättre löneupplevelse, helt enkelt.

Kostnaderna för frånvaro är större än du kanske tror

De flesta arbetsgivare förväntar sig att sina anställda är frånvarande ett visst antal dagar per år. När medarbetarna börjar vara borta mer och med kort varsel så är de negativa effekterna på moralen, produktiviteten och resultatet direkt kännbara.

Kostnaderna för frånvaro är ofta underskattade och får mindre fokus hos arbetsgivare än kostnaderna för personalomsättning. Det är delvis för att det upplevs svårt att beräkna hur mycket frånvaro faktiskt påverkar resultatet på sista raden.

Frånvaro driver kostnader för:

• Lön och andra ersättningar för anställda som är frånvarande, samt eventuella övertids- och extra ersättningar för att täcka upp för frånvaron
• Administrativa kostnader för att hantera frånvaro, inklusive lön och HR
• Tid som chefer/ledare lägger på att hantera frånvaron
• Minskning av produktivitet och kvalitet på grund av att ersättare antingen är mindre kvalificerade för arbetet eller utslitna av övertid och brist på personal
• Säkerhetsproblem som kommer från att ersättare inte har rätt utbildning och erfarenhet
• Försämrad moral och motivation bland övriga anställda, inte minst de som måste ställa upp för att täcka för de som är frånvarande

Det varierar mellan branscher och företag, men enligt en studie uppgår oplanerad frånvaro till mellan 5 – 10 % av arbetsstyrkan och kostar mellan 25 000 – 35 000 kr per anställd varje år. Oavsett bransch finns det mycket att vinna på att minska frånvaron.

Hur flexibel lön kan minska frånvaro

Precis som frånvaro är dyrt för dig som arbetsgivare är det också dyrt för dina medarbetare. Det är enkelt att sjukanmäla sig några dagar om man inte förstår eller ser hur det påverkar lönen. Statistiska centralbyrån SCB rapporterar att 51 % av alla sjukfall i Sverige är en eller två dagar långa. Om dina medarbetare får möjligheten att se sin intjänade lön och hur mycket den ökar dag för dag ser de också vad de tappar när de är frånvarande.

När dina medarbetare löpande kan se i en mobilapp hur deras intjänade lön växer får de en starkare koppling mellan arbete och sin lön. På samma sätt ser de hur lönen uteblir om de inte är på arbetet. En studie av EY visar att för arbetsgivare som erbjuder flexibel lön i sitt förmånspaket så minskar frånvaron med 20 % i genomsnitt. Att erbjuda denna förmån till sina medarbetare är enkel matematik för de flesta arbetsgivare.

Minska personalomsättningen och sänk dina personalkostnader

Det är viktigt att ha koll på personalomsättning och de kostnader det driver för alla företag oavsett bransch. Det kan vara svårt att få grepp om dessa kostnader eftersom de innehåller flera kvalitativa och kvantitativa delar. Kontroll på vad det faktiskt kostar gör det möjligt att minska personalkostnaderna, personalomsättningen i sig och den negativa påverkan det har på din marginal.

Personalomsättning driver kostnader för:

• Tiden som läggs på att rekrytera ersättare
• Produktivitetstapp hos den medarbetare som ska sluta
• Direkta kostnader för annonsering, rekrytering, intervjuer, urval mm
• Introduktion, utbildning och andra aktiviteter för att välkomna den nya anställda
• Inlärning och den tid som den nya anställda arbetar med lägre kunskap innan man kan nå produktivitet som tidigare anställd
• Påverkan på moral och kultur och generell minskning av medarbetarengagemang och motivation till arbetet på övriga anställda

I en studie beräknas kostnaden uppgå till minst 40 % av en årslön för att ersätta anställda i så kallade enkla arbeten (utan krav på särskild utbildning). Kostnaden för en mer erfaren medarbetare kan uppgå till hela 150 % av en årslön.

Statistiska centralbyrån SCB rapporterar i en studie att personalomsättningen i enkla arbeten är 17,5 % i genomsnitt. Det är dock stora skillnader där den allra högsta omsättningen finns inom vårdyrken, restaurangbranschen och fackhandeln.

Unga anställda i enkla arbeten har fyra gånger så hög personalomsättning som äldre anställda i kvalificerade arbeten. I takt med att de yngre generationerna utgör en allt större del av den totala arbetskraften blir detta mönster ett betydande problem i en snar framtid. Det har alltid varit dyrt med personalomsättning, men i många branscher stiger nu kostnaderna till ännu högre nivåer. Det är hård konkurrens på arbetsmarknaden tillsammans med nya beteendemönster hos unga anställda.

Arbetsgivare som erbjuder flexibel lön kan minska personalomsättningen med 20 %

Anledningen till att man byter arbetsgivare uppges ofta vara relaterat till att man inte känner sig betydelsefull eller omhändertagen. Generellt ser man att timavlönade och de med lägre lön byter jobb oftare. De söker anställningar som på ett eller annat sätt erbjuder lön och förmåner som förbättrar deras ekonomiska situation.

Att förlora bra anställda är kostsamt, och kan i många fall undvikas. Som arbetsgivare kan du nämligen välja vad du erbjuder dina medarbetare för att hålla dem engagerade, nöjda och känna sig ekonomiskt trygga. En studie av KPMG visar att arbetsgivare som erbjuder flexibel lön som förmån minskar sin personalomsättning med 20 % i genomsnitt.

Om du vill veta hur du kan få mer nöjda medarbetare samtidigt som du sänker frånvaro och personalomsättning i din verksamhet kontakta oss idag så pratar vi mer om hur du kan erbjuda flexibel lön från Cappy.