Integritetspolicy

Cappy behandlar alltid dina personuppgifter i enlighet med gällande lag, inklusive EU:s allmänna dataskyddsförordning.

Integritetspolicy för Cappy

Version 1.3, gäller från: 2024-03-19.

Om du vill se tidigare version av denna integritetspolicy, klicka här.

Allmänt

Cappy AB, org. nr. 559267–1357, Kungsgatan 20, 411 19 Göteborg (”Cappy”) behandlar
personuppuppgifter som du lämnat till oss eller som har samlats in av oss från en tredje part. Denna policy gäller all information som samlas in genom våra tjänster samt relaterade tjänster, kommunikation och marknadsföring. Vi samlar in och behandlar dina personuppgifter för att tillhandahålla våra tjänster och Cappys mobilapplikation (”app(en)”) till dig.

När vi i denna policy använder benämningarna ”vi, våra, vårt och oss” avses Cappy. När vi använder benämningarna ”du, din och dina” avses du som använder våra tjänster och appen, och vars personuppgifter kommer att behandlas av Cappy.

I vissa fall är Cappy personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter, och i vissa fall är Cappy personuppgiftsbiträde åt din arbetsgivare. I avsnitt 1 nedan beskrivs vem som ansvarar för vilken behandling.

Cappy behandlar alltid dina personuppgifter i enlighet med gällande lag, inklusive EU:s allmänna dataskyddsförordning. Vi vill att du som användare ska känna dig trygg med vår behandling av dina personuppgifter och vi ber dig därför att ta del av denna integritetspolicy som redogör för hur vi behandlar dina personuppgifter samt de rättigheter som du har enligt lag. Du är alltid välkommen att höra av dig till oss om du har några frågor angående vår behandling av dina personuppgifter. Du hittar våra kontaktuppgifter under avsnitt 4 nedan.

1. Vilka personuppgifter behandlar vi, varför, på vilken laglig grund och hur länge behandlar vi dem?

Cappys behandling som personuppgiftsansvarig

För att kunna tillhandahålla våra tjänster och appen behöver vi behandla personuppgifter om dig som användare. I sammanställningen nedan finner du information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig, varför vi behandlar dem, vilken laglig grund vi har för behandlingen och hur länge vi behandlar dina personuppgifter för respektive ändamål. Cappy är personuppgiftsansvarig för de behandlingar som framgår av tabellen nedan.

I de fall vi inte får nedan angivna personuppgifter direkt från dig när du interagerar med våra tjänster och appen får vi tillgång till dem från din arbetsgivare. Vi kan även samla in data från samarbetspartners och andra externa källor.

Varför behandlar vi dina personuppgifter? (Ändamål) Vilken typ av personuppgifter behandlar vi om dig? Vad är vår lagliga grund för behandlingen? Hur länge sparar vi uppgifterna?
För att kunna hantera vår relation med dig, såsom att identifiera dig, administrera ditt användarkonto och hantera transaktioner mellan dig och Cappy
Namn, personnummer, telefonnummer, e-postadress, adress, arbetsgivare, uttag av intjänad lön historisk information om arbetad tid samt utbetalningar av lön och annan ersättning
Fullgörande av avtal
Så länge som du har ett användarkonto hos oss
Visa löpande information om arbetad tid, avvikelser och frånvaro samt intjänad och förväntad lön och andra tillgängliga ersättningar och utbetalningar (t.ex. bonus eller utlägg)
Arbetade timmar per löneperiod, avvikelser och frånvaro, intjänad lön och andra tillgängliga ersättningar och utbetalningar (t.ex. bonus eller utlägg), gjorda uttag, ordinarie lön
Samtycke
Så länge som du har ett användarkonto hos oss eller tills du återtar ditt samtycke
Visa information om plats, arbete och privatekonomi, samt annan relaterad information och funktionalitet (t.ex. utbildningar)
Arbetsgivare, anställningar, kollegor, arbetsplatser och arbetspass, banker och bankkonton, lån och lånevillkor, investeringar och innehav, finansiell hälsa och riskaptit, försäkringar och pensioner, inkomster och utgifter, påbörjade och genomförda utbildningar, omdömen och feedback
Samtycke
Så länge som du har ett användarkonto hos oss eller tills du återtar ditt samtycke
För att kunna sköta kommunikationen med dig, svara på frågor, begära feedback och kontakta dig med information om våra nuvarande och framtida produkter och tjänster
Namn, telefonnummer, e-postadress, arbetsgivare
Fullgörande av avtal eller intresseavvägning – för att kunna marknadsföra och informera om våra nuvarande och framtida produkter och tjänster
Så länge som du har ett användarkonto hos oss samt ett år därefter
För bokföringsändamål
Namn, personnummer, telefonnummer, arbetsgivare, uppgifter om transaktioner mellan dig och Cappy
Fullgörande av rättslig skyldighet
7 år från utgången av det kalenderår då aktuellt räkenskapsår avslutades
För att kunna utveckla nya produkter och tjänster, samt förbättra och optimera våra tjänster
Hur du använder våra produkter och tjänster, enhetsinformation, feedback och kommunikation rörande våra produkter och tjänster
Intresseavvägning – för att kunna utveckla och förbättra våra produkter, tjänster och system, samt för statistikändamål och säkerhets- och kvalitetsarbete
Så länge som du har ett användarkonto hos oss samt ett år därefter
För att Cappys kreditgivare (tredje part) ska kunna fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk
Personnummer, belopp, datum för uttag, datum för återbetalning (ordinarie löneutbetalningsdag)
Intresseavvägning – för att tredje part ska kunna tillvarata sina intressen vid eventuella rättsliga anspråk mot arbetsgivare om inte Cappy själv kan göra det
Så länge som du har ett användarkonto hos oss
För att utreda, motverka och förebygga bedrägerier mm
Samtliga personuppgifter ovan
Intresseavvägning – kunna motverka bedrägerier men också att uppfylla gällande bestämmelser, råd och föreskrifter
Så länge som du har ett användarkonto hos oss samt ett år därefter
För att kunna fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk
Samtliga personuppgifter ovan
Intresseavvägning – kunna tillvarata våra intressen vid eventuella rättsliga anspråk
I enlighet med den längsta gallringstid som gäller för övriga ändamål ovan, såvida det inte föreligger risk för en eventuell tvist då uppgifterna behandlas fram till dess att de inte längre behövs för att säkerställa våra rättigheter eller till dess att tvisten har avgjorts

Cappys behandling som personuppgiftsbiträde

Genom Cappys tjänster och i appen kan du göra uttag av intjänad lön och annan ersättning i förtid. Cappy hanterar utbetalning av intjänad lön och annan ersättning i förtid, och genomför utbetalning av lön på ordinarie löneutbetalningsdag samt andra utbetalningar till dig för din arbetsgivares räkning. Det innebär att Cappy är personuppgiftsbiträde till din arbetsgivare för hanteringen av dina
personuppgifter för dessa ändamål. Det är alltid din arbetsgivares ansvar att betala ut lönen till dig.

När Cappy är personuppgiftsbiträde åt din arbetsgivare för ovan ändamål behandlar Cappy
personuppgifter såsom personnummer, telefonnummer, arbetsgivare, arbetade timmar per
löneperiod, intjänad lön, gjorda uttag, ordinarie lön, bankuppgifter, samt eventuella övriga uppgifter som påverkar utbetalning av intjänad lön via våra tjänster och i appen. Personuppgifterna
behandlas under den tid som du har ett användarkonto i appen, alternativt så länge din arbetsgivare
än ansluten till appen, såvida inte arbetsgivaren ger annan instruktion till Cappy.

2. Till vem lämnar vi vidare uppgifterna och var behandlar vi dem geografiskt?

Dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till och behandlas av andra. Som exempel på tredje
parter som vi lämnar ut dina personuppgifter till kan nämnas externa rådgivare såsom revisorer eller
andra konsulter för hantering av redovisningsmässiga och andra frågor i vår verksamhet. Dessa
aktörer är självständigt ansvariga för sin hantering av dina personuppgifter.

För att kunna tillhandahålla vissa tjänster i appen delar Cappy uppgifter om dina uttag av intjänad lön eller annan ersättning i förtid med Cappys kreditgivare. Uppgifterna delas endast för att Cappys
kreditgivare ska kunna göra gällande sin fordran på lönebeloppet gentemot din arbetsgivare, om
Cappy av någon anledning inte kan göra det själv. Uppgifterna delas bara om du gör ett uttag av lön
eller annan ersättning i förtid.

Vi kan även lämna ut dina personuppgifter till våra samarbetspartners och tjänsteleverantörer som
behandlar personuppgifter för vår räkning, så kallade personuppgiftsbiträden. Vi har avtal med våra
personuppgiftsbiträden som säkerställer att de behandlar dina personuppgifter i enlighet med denna policy och våra instruktioner.

Cappy tillhandahåller våra tjänster och appen genom egenutvecklade system på plattformen Microsoft Azure. Dina personuppgifter lagras inom EU/ESS. Microsoft Azure kan dock komma att överföra och behandla dina personuppgifter både inom såväl som utanför EU/EES, exempelvis i USA. För att säkerställa att dina uppgifter skyddas på motsvarande sätt som om de hade stannat inom EU/EES, ingår Microsoft Azure avtal med mottagarna av personuppgifter baserat på EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

3. Dina rättigheter

När vi behandlar dina personuppgifter har du vissa rättigheter enligt lag. Observera att utövandet av dessa rättigheter är föremål för vissa krav och villkor som närmare anges i lag (EU:s allmänna
dataskyddsförordning). Om du inte har grund för din begäran eller din begäran är orimlig, t.ex. om
du begär utdrag ofta och med korta intervaller emellan, får vi antingen vägra att gå din begäran till
mötes, eller ta ut en avgift som täcker de administrativa kostnader som din begäran medför för oss.

Din rätt till information och tillgång (registerutdrag)

Du har rätt att, utan kostnad, skriftligen begära att få information om vilka personuppgifter vi
behandlar om dig och att få en kopia på dina uppgifter.

Din rätt till rättelse och radering

Om dina personuppgifter är felaktiga eller ofullständiga har du rätt att begära att vi rättar eller
kompletterar sådana personuppgifter. Vissa personuppgifter har du möjlighet att rätta på egen hand direkt i våra tjänster och i appen.

Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter under vissa omständigheter (vilka anges
EU:s allmänna dataskyddsförordning). Under förutsättning att din förfrågan faller inom en av dessa
omständigheter, kommer vi att radera dina uppgifter.

Din rätt att återkalla samtycke

Du har rätt att när som helst återkalla ett samtycke som du har lämnat till oss att behandla
personuppgifter. Det kommer inte att påverka lagligheten av behandlingen som vi gjorde fram till att du återkallade samtycket.

Din rätt att invända

Du kan när som helst invända mot behandling av personuppgifter som grundar sig på våra
berättigade intressen. Vi får då inte längre behandla personuppgifterna såvida vi inte kan påvisa
tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och
friheter eller om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Din rätt att kräva begränsning

Under vissa förutsättningar som närmare anges i EU:s allmänna dataskyddsförordning, har du rätt
att kräva att behandlingen begränsas. Om du har denna rätt, kommer sådana personuppgifter, med
undantag för lagring, endast behandlas med ditt samtycke, eller för att fastställa, göra gällande eller
försvara rättsliga anspråk eller för att skydda någon annan fysisk eller juridisk persons rättigheter
eller för skäl som rör ett viktigt allmänintresse.

Din rätt till dataportabilitet

Du kan ha rätt att få ut de personuppgifter om dig som du har tillhandahållit oss i ett strukturerat,
allmänt använt och maskinläsbart format och för att överföra dessa uppgifter till en annan
personuppgiftsansvarig när så är tekniskt möjligt.

Din rätt att lämna in klagomål

Om anser att vi behandlar dina personuppgifter felaktigt eller i strid med gällande personuppgifts-lagstiftning ber vi dig att kontakta oss, se våra kontaktuppgifter under avsnitt 4.

Du har även rätt att ge in ett klagomål till:

Integritetsskyddsmyndigheten
Box 8114
104 20 Stockholm
imy@imy.se

4. Kontakta Cappy

Din säkerhet och ditt dataskydd är viktigt för oss. Om du har några frågor gällande denna policy, hur vi använder personuppgifter eller om dina rättigheter tveka inte att kontakta oss på:

dataskydd@cappy.se

5. Ändringar

Cappy förbehåller sig rätten att ändra och uppdatera denna integritetspolicy. Detta är nödvändigt för att försäkra oss att vi hela tiden har möjligheten att förbättra våra tjänster och introducera nya funktioner för att ge dig en ännu bättre användarupplevelse. Om en sådan förbättring kräver ett meddelande eller samtycke enligt gällande lagstiftning kommer du att meddelas eller ges möjlighet att lämna ditt samtycke.

Vi kan också behöva göra ändringar i hur vi hanterar dina personuppgifter för att säkerställa att det görs i enlighet med gällande lagar och förordningar.

Om vi gör ändringar i denna policy kommer vi att uppdatera versionnummer och datum längst upp i denna policy, se till att kontrollera regelbundet om den har uppdaterats. Du hittar alltid den senaste versionen av denna policy på vår webbplats.